Contoh Surat Undangan Resmi yang Baik dan Benar

Surat Undangan Resmi

Surat Undangan Resmi

Surat Undangan Resmi  – Mengundang atau sebuah undangan bagi seseorang untuk sebuah acara yang kita laksanakan pada era yang serba modern seperti saat ini tentu bukan menjadi sebuah masalah besar. Mengingat saat ini teknologi komunikasi sudah sangat canggih.

Contohnya kita bisa menghubungi seseorang melalui telepon, melalui layanan pesan singkat atau SMS (Short Message Service), atau mungkin dengan menggunakan surat elektronik atau yang lebih populer disebut e-mail.

Namun untuk acara yang tidak resmi, tentu kurang tepat jika kita lawan seseorang dengan menggunakan media-media tersebut. Memang ada larangan melihat hal tersebut. Namun alangkah itu jika kita menggunakan surat resmi dalam acara-acara yang berarti formal.

Selain untuk menjaga formalitas dari acara tesebut, menggunakan surat resmi juga akan lebih sopan dan hormat orang yang kita undang. Di sinilah peran dari Surat Undangan Resmi kita membutuhkan.

Contoh Surat Undangan Resmi

Contoh Surat Undangan Resmi

Surat Undangan Resmi adalah salah satu jenis surat resmi yang dikeluarkan oleh seseorang, instansi, atau perusahaan dan ditujukan kepada pihak-pihak tertentu dengan tujuan untuk memohon lihat pihak-pihak dalam acara yang diselenggarakan oleh pengirim.

Sama seperti surat-surat resmi lainnya, Surat Undangan Resmi juga harus memperhatikan sistematika surat resmi dalam pembuatannya.

Beberapa hal yang harus diperhatikan yaitu menggunakan bahasa yang baik dan benar (bahasa baku), mencantumkan bagian-bagian penting dalam surat resmi seperti kops surat, nomor surat, tanggal pembuatan surat, perihal, lampiran, membubuhkan stempel, dan beberapa hal lain yang sekira dibutuhkan .

Ada beberapa hal yang sangat penting untuk dicantumkan dalam Surat Undangan Resmi ini, misalnya:

  1. Kops surat

Kops surat di sini merupakan salah satu bagian yang penting karena kops surat ini dari instansi mana surat undangan tersebut berasal.

  1. Nama dan alamat pihak yang dituju

Dengan menyebutkan nama dan alamat pihak yang ingin diundang secara lengkap dan jelas, maka hal ini akan menghindarkan dari kesalahpahaman. Misalkan kita ingin mengundang seorang manajer dari sebuah perusahaan, namun kita tidak menyebutkan nama dari orang yang kita undang tersebut dan hanya menyebutkan nama perusahaan tempat orang tersebut bekerja. Maka hal ini akan menimbulkan kesalahpahaman mengenai siapa yang ingin kita undang sebenarnya.

  1. Isi surat

Isi surat berisi permohonan kita agar pihak yang bersangkutan berkenan untuk menghadiri acara yang kita selenggarakan.

  1. Waktu dan tempat

Dalam surat undangan, salah satu yang terpenting adalah waktu dan tempat pelaksanaan acara. Kita harus menyebutkan waktu dan tempatnya dengan selengkap mungkin dan sejelas mungkin agar orang yang kita undang tidak mengalami kebingungan dan dapat hadir tepat waktu.

  1. Agenda

Cantumkan pula agenda-agenda penting yang akan menjadi topik pembahasan pada acara yang akan diselenggarakan(jika perlu), agar pihak-pihak yang kita undang dapat mempersiapkan diri dan hal-hal apa saja yang berkaitan dengan agenda tersebut.

  1. Stempel dan tanda tangan

Dengan menyertakan stempel dan tanda tangan, maka ini akan menjadi bukti bahwa surat undangan tersebut benar-benar resmi dikirim oleh pihak yang bersangkutan.

Seperti biasa, untuk mempermudah para pembaca dalam memahami bagaimana bentuk dari Contoh Surat Undangan Resmi ini, berikut saya berikan beberapa contohnya :

Contoh 1 : Surat Undangan Resmi Sekolah

PEMERINTAH KABUPATEN REMBANG

DINAS PENDIDIKAN

SMK N 1 REMBANG

Jalan Gajahmada 1 Rembang

Telepon : 02123456789

Rembang, 22 November 2015

Nomor : 123/SMK/Rbg/2015

Perihal : Undangan Rapat

Lampiran : –

Yang terhormat,

Bapak/Ibu Wali Murid

Kelas X SMK N 1 Rembang

Di tempat

Dengan hormat,

Memberitahukan kepada Bapak/Ibu wali murid Kelas X SMK N 1 Rembang bahwa kegiatan Tes Akhir Semester Ganjil tahun ajaran 2015/2016 akan diselenggarakan pada penhujung bulan Desember ini. Sehubungan dengan hal tersebut, kami mengharap kehadiran Bapak/Ibu wali murid Kelas X SMK N 1 Rembang pada acara Rapat Pleno Komite SMK N 1 Rembang yang akan diselenggarakan pada :

Hari, Tanggal : Senin, 23 November 2015

Waktu : Pukul 09.00 – Selesai

Tempat : Gedung Aula SMK N 1 Rembang

Demikian undangan ini kami sampaikan. Mengingat pentingnya acara ini, dimohon agar Bapak/Ibu dapat hadir tepat pada waktu yang telah ditentukan. Atas perhatian dan kerja samanya kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Kepala SMK N 1 Rembang,

Joko Riyono, M.Eng.


Contoh 2 : Undangan Resmi Perusahaan

Yogyakarta, 22 November 2015

Nomor : …../…../…../…..

Perihal : Undangan

Lampiran : ……………..

Yang terhormat,

Bapak Joko Riyono, M.Kom.

Direktur Utama

PT. Orion Furniture And Property

Di tempat

Dengan hormat,

Sehubungan dengan akan diselenggarakannya acara Penganugerahan Penghargaan Karyawan Terbaik PT. Orion Furniture And Property 2015, dengan ini kami bermaksud untuk memohon kehadiran Bapak pada acara tersebut guna memberikan beberapa kata sambutan dan menyerahkan penghargaan secara resmi kepada para karyawan dan karyawati yang terpilih. Adapun acara tersebut akan diselenggarakan pada :

Hari, Tanggal : Senin, 23 November 2015

Waktu : Pukul 10.00 – Selesai

Tempat : Gedung Serbaguna PT. Orion Furniture And Property

Mengingat acara ini akan dihadiri oleh seluruh pihak yang menjadi bagian PT. Orion Furniture And Property, maka kami mengharap agar Bapak berkenan hadir tepat pada waktunya. Atas perhatian dan kerja samanya, kami ucapkan banyak terima kasih.

Hormat kami,

Ketua Panitia

(nama lengkap)

Contoh 3 : Surat Undangan Resmi Dinas

PEMERINTAH KABUPATEN PATI

KECAMATAN JAKEN

KANTOR KELURAHAN DESA RONGGO

Jalan Bukit Indah 12, Desa Ronggo, Kec. Jaken, Kab. Pati

Telepon : 0295-123-4567

Nomor : 123/Rgo/2015

Hal : Undangan Rapat

Lampiran : –

Yang terhormat,

Bapak/Ibu Perangkat Desa Ronggo

Di tempat

Assalamualaikum warrahmatullahi wabarakatuh.

Memberitahukan kepada seluruh anggota perangkat Desa Ronggo, bahwa pada akhir bulan November ini akan diselenggarakan kegiatan tahunan yaitu Upacara Adat Desa Ronggo. Sehubungan dengan hal tersebut, dengan ini kami bermaksud untuk mengundang Bapak/Ibu sekalian pada acara Rapat Persiapan Upacara Adat Desa Ronggo. Adapun acara rapat tersebut akan dilaksanakan pada :

Hari, Tanggal : Senin, 23 November 2015

Waktu : Pukul 08.30 – Selesai

Tempat : Balai Desa Ronggo

Agenda : 1. Pembentukan Panitia Upacara Adat Desa Ronggo

2. Penyusunan Rangkaian Acara Upacara Adat Desa Ronggo

3. Penyusunan Rencana Anggaran Belanja(RAB) Upacara Adat Desa Ronggo

Mengingat betapa pentingnya acara ini, maka Bapak / Ibu Perangkat Desa Ronggo diharapkan agar dapat hadir tepat pada waktu dan tempat yang telah ditentukan di atas. Dimohon juga agar Bapak / Ibu Perangkat Desa Ronggo berkenan siap materi atau segala sesuatu yang berhubungan dengan agenda rapat ini guna mendukung kelancaran acara.

Demikian surat undangan ini kami sampaika. Atas perhatian, partisipasi, dan kerja samanya, kami ucapkan terima kasih.

Wassalamualaikum warrahmatullahi wabarakatuh.

Ronggo, 22 November 2015

Kepala Desa Ronggo Sekretaris Desa

Joko Riyono, M.Kom. Dewi Sukmawati, S.Pd.